Hợp đồng có chữ ký photocopy và đóng dấu (tươi) liệu có giá trị pháp lý ?

Khi ký kết hợp đồng, bắt buộc phải lập các bản chính hợp đồng với số lượng bản theo quy định và trên mỗi bản phải có chữ ký tươi (chữ ký sống) của người có thẩm quyền; bởi các lý do sau đây:

Thứ nhất, ký kết hợp đồng khác với ký các loại giấy tờ, văn bản khác. Ký hợp đồng ràng buộc trách nhiệm, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của hai bên trong hợp đồng; ràng buộc trách nhiệm của người đại diện pháp nhân ký hợp đồng. Do đó, việc đặt bút để ký (ký tươi) thể hiện nhận thức của người ký về hành vi ký của mình, chấp nhận ràng buộc trách nhiệm đó với tư cách người đại diện; thể hiện nhận thức của người ký đã hiểu rõ về nội dung của hợp đồng. Do đó, đối với ký kết hợp đồng thì bắt buộc phải ký chữ ký tươi và do người đại diện có thầm quyền ký, không sử dụng chữ ký photo. Bởi trên thực tế, chữ ký photo chỉ là bản sao chép chữ ký, không có đủ cơ cở để chứng minh rằng người có thẩm quyền ký đã biết và hiểu rõ việc ký của mình. (Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký photo có thể xảy ra trường hợp giả chữ ký hoặc ký kết hợp đồng với đối tác mà người có thẩm quyền ký không hề biết - Trên thực tế đã xảy ra trường hợp cắt dán photo chữ ký vào hợp đồng rồi đóng dấu mà người có thẩm quyền ký không biết).

Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định về “Ký văn bản” như sau: “Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”. Quy định này đã cho thấy, việc ký vào văn bản, giấy tờ, hợp đồng là một hành vi xảy ra trên thực tế và phải sử dụng mực (không photo chữ ký).

Cũng theo Nghị định trên quy định về bản sao văn bản như sau: “Bản sao chụp dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức (sao y bản chính, sao lục, trích sao) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo”.

Như vậy, về nguyên tắc, tất cả những ký tự, hình ảnh được tạo ra từ sao chụp (photo) sẽ không được coi là bản chính, không có giá trị tương được bản chính hoặc thay thế bản chính.

Thứ hai, theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự (giải quyết tranh chấp hợp đồng) thì chứng cứ được Toà án chấp nhận là có giá trị khi nó là bản chính. Các loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng có chữ ký photo đều không được chấp nhận là chứng cứ.

Thứ ba, theo quy định về sử dụng con dấu tại điều 25 của Nghị định 110 nói trên như sau: “Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền”. Chữ ký của người có thẩm quyền ở đây được hiểu là chữ ký tươi và theo đúng mẫu chữ ký đã được xác định. Việc đóng dấu vào chữ ký photo là vi phạm quy định về sử dụng con dấu.

Nội dung này không áp dụng cho trường hợp ký hợp đồng qua fax, chữ ký điện tử trong giao dịch thương mại.